DIRECTIVES POUR LES aORATEURS, PRESENTATEURS DE RESUMES ET D’AFFICHES, PRESIDENTS DE SESSION ET FACILITATEURS D’ATELIERS

Enregistrement au Centre de Support

Le Centre de Support est destiné au support de tous les orateurs, facilitateurs, présidents et présentateurs de résumés ou d'affiches.

Le Centre est situé près de la Salle A2 du Centre Millennium. Les heures d'ouverture sont les suivantes :

Veuillez vous enregistrer au Centre de Support au moins cinq heures avant le début de votre session pour signer le formulaire de décharge pour la publication de vos matériaux présentés (ou pour empêcher votre présentation d'être publiée) ainsi que pour charger votre présentation PowerPoint.

Chargement de la présentation PowerPoint

Toutes les présentations PowerPoint doivent être chargées avant le début de la session, il ne sera pas possible de diffuser des présentations PowerPoint à partir d'un ordinateur portable dans la salle de session.

Les présentations doivent être sauvegardées sur une clé USB et amenées au Centre de Support. Le chargement des présentations peut être fait cinq heures avant la session. Des techniciens seront présents sur place pour s'assurer que les présentations seront bien disponibles sur les écrans de la salle de session. Les présentations seront ensuite mises sur le réseau de la salle en question et seront disponibles à l'heure de la présentation.

Les présidents doivent récupérer leur programme de session final ainsi que des informations de sécurité importantes et des instructions au Centre de Support.

Exigences Techniques pour les Présentations PowerPoint

Les ordinateurs de l'ICASA 2011 utiliseront MS PowerPoint. Seules les présentations au format MS PowerPoint (*.ppt or *.pptx) seront acceptées.

Conflit d'Intérêt sur la Divulgation des Présentations

Les auteurs/présentateurs sont responsables de la divulgation de toutes formes de relations financières ou personnelles entre eux et d'autres personnes qui pourraient résulter en un biais dans leur travail. L'ICASA demande à tous les orateurs de bien vouloir révéler tout conflit d'intérêt au moment de leur présentation pour le bénéfice des autres délégués. Le but étant de garantir que tous les conflits d'intérêts soient connus et que les mécanismes pour les résoudre soient implémentés avant la Conférence.

Equipement des Salles

• Estrade avec une grande table
• Un ou deux grands écrans montrant la présentation PowerPoint
• Notebook avec MS PowerPoint sur le lutrin ainsi qu'une souris pour le présentateur
• Micro fixe sur le lutrin
• Micro sans fil pour l'orateur
• Laser
• Un compteur pour indiquer le temps de présentation restante

Directives pour les Orateurs des Sessions Libres

Toutes les Sessions Libres touchent une variété de sujets et questions. Le format de ces sessions, leur durée ou centre d'intérêt vont varier selon leur type. Tous les orateurs doivent s'enregistrer au Centre de Support au moins cinq heures avant le début de leur session.

Directivespour les orateurs des sessions libres

Directives pour les Modérateurs/Présidents des Sessions Libres

Tous les Modérateurs/Présidents de session doivent s'enregistrer au Centre de Support au moins cinq heures avant le début de leur session.

Les Présidents/Modérateurs ont pour instruction de mettre un terme aux présentations ayant dépassé le temps qui leur était alloué. Un compteur sera disponible dans toutes les salles de session.

télécharger les directives générales pour les Présidents/Modérateurs de Session. 

Directives pour les Présentateurs de Résumés ou de Late Breaker

Les Sessions Orales et Late Breaker ont un président et consistent de cinq présentations orales durant 10 minutes chacune. Les Présentateurs et les orateurs doivent respecter le temps qui leur est alloué.Une période de questions et réponses de cinq minutes suivra immédiatement chaque présentation.

Tous les Présentateurs des Sessions Orales ou Late Breaker doivent s'enregistrer au Centre de Support au moins cinq heures avant le début de leurs sessions.

Directives pour les Présentateurs d'Affiches

Les discussions d'affiches sont modérées et les présentateurs doivent présenter une affiche ainsi qu'une présentation PowerPoint brève (cinq diapos maximum, cinq minutes). Les affiches seront exposées hors des salles avant leur présentation. Elles doivent être installées dans l'emplacement qui leur a été attribuée durant la présentation et être retirée 24 heures après la présentation. Le personnel du service des affiches retirera les affiches n'ayant pas été enlevées dans le délai imparti, les organisateurs de la Conférence ne peuvent être tenus responsables de tout matériel oublié.

Tous les présentateurs d'affiches et les présidents de ces sessions doivent s'enregistrer au Centre de Support au moins cinq heures avant le début de leur session.

Pour les directives de présentation d'affiches, veuillez lire le texte qui suit.

Directives de Mise en Page des Affiches

Les expositions d'affiches ont lieu dans une zone spécifique du Lundi au Jeudi. Les affiches seront affichées pour une journée et les auteurs sont responsables de l'accrochage de leur affiche avec l'aide du personnel du service des affiches. Les affiches doivent être installées entre 07:30 et 08:30 le matin de leur exposition et être retirées entre 6:30 et 7:30 du matin le jour suivant. Le personnel du service des affiches retirera les affiches qui n'auront pas été enlevées à temps, les organisateurs de la Conférence ne peuvent être tenus responsables de tout matériel oublié.

L'exposition des affiches est ouverte au public de 10:15 à 18:00 hrs. Le jour de la présentation, les créateurs des affiches sont priés de bien vouloir rester près de leur affiche entre 12:15 et 14:00 hrs pour répondre aux questions.

Informations pratiques concernant les affiches

Le jour de la présentation est indiqué dans le courrier électronique qui vous a été envoyé et peut être retrouvé en regardant les deux premières lettres de votre numéro d'affiche : MO=Lundi, TU=Mardi, WE=Mercredi, TH=Jeudi. De la même manière, les expositions d'affiches ont un PE indiqué juste après le jour de leur exposition. Ce numéro apparaîtra sur le programme final ainsi que dans le livre des résumés. Il ne vous est pas possible de présenter votre affiche un jour autre que celui vous ayant été assigné.

Les deux premières lettres (MO/TU/WE/TH) de votre numéro d'affiche ne sont pas affichées sur le cadre de l'affiche. Exemple : si votre jour de présentation est le Lundi et votre numéro d'affiche dans le programme est MOPE268, le numéro affiché sur le cadre de votre affiche sera PE268.

Spécifications des affiches

Les affiches doivent être mises en page au format portrait. Le cadre de l'affiche est 200 cm (78 pouces) en longueur et 100 cm (39 pouces) en largeur. Assurez-vous que votre affiche est aux bonnes dimensions. Nous vous conseillons de votre affiche aux dimensions suivantes 135cm de long sur 95 de large (53 x 37 pouces). Le numéro de l'affiche sera sur le cadre de celle-ci (barre du haut). Du scotch double-face est prévu pour que vous puissiez suspendre votre affiche dans son cadre.

Directives de mise en page de l'affiche et matériel à distribuer

Votre affiche doit rapidement introduire votre audience au sujet ainsi qu'au but de votre étude. Voici quelques suggestions qui pourraient vous être utiles lors de la réalisation de votre affiche :

• Votre affiche doit avoir un message clair, une mise en page pertinente et doit être facile à comprendre en quelques minutes.
• Faites en sorte que les différentes sections (historique, méthodes, résultats et conclusions) soient faciles à repérer
• Concevez des sections sur votre affiche pour qu'elle soit lue rapidement évitez les gros blocs de texte et les phrase trop longues.
• Assurez-vous que la taille et le genre de police que vous choisissez est suffisamment grand pour être lus à une distance de 1.5 mètres. La taille la plus petite devrait 18 pts pour le texte et 36 pour les titres. Essayez de garder votre nombre de mots total bas.
• Les images de support (graphiques, tableaux, dessins, photographies, etc.) peuvent aider et sont souvent nécessaires. Assurez-vous que ces images soient faciles à comprendre et non, chargées d'informations.
• Assurez-vous qu'il y ait assez de contraste entre la couleur de votre police et la couleur de fond de votre affiche.

Vous pouvez distribuer des reproductions de votre affiche et des cartes d'affaires au cas où des gens voudraient vous contacter à propos de votre travail. Si vous rendez votre poster ou d'autres documents disponibles en ligne, assurez-vous d'inclure cette adresse email dans votre affiche.

Il n'est pas possible d'utiliser un ordinateur dans votre présentation. Les organisateurs de la Conférence ne sont pas en mesure de vous procurer de l'équipement supplémentaire dans la zone d'exposition des affiches (lecteurs DVD, projecteurs, tables ou prises électriques).

Atelier de Renforcement des Compétences

Apportez votre présentation sur une clé USB ou un CD/DVD-ROM. Assurez-vous d'avoir une version papier de votre présentation sur vous. Au centre de support, un technicien vous aidera à visionner votre présentation pour vous assurez qu'elle sera diffusée correctement sur les écrans de la salle de session. Votre présentation sera ensuite chargée sur le réseau de la salle de session et sera automatiquement disponible dans la salle au moment de votre présentation.

Toutes les salles de sessions de renforcement auront une installation technique similaire et contiendront le même équipement de base :

• Ordinateur avec MS PowerPoint 2007 (que le personnel fera fonctionner)
• Un écran affichant la présentation PowerPoint
• 2 Micros
• Laser ou souris